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湖南铁路科技职业技术学院报账须知

发布日期:2016-12-31 10:23:55 作者:盘利珍 点击次数:27

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1、办理各项支出报销时,必须持合法的凭证票据(盖有税务或财政部门监制章的发票、收据)来财务处办理.

报销流程如下:

整理粘贴合法票据→经办人、证明人(验收人)签字、注明业务用途→预算单位负责人签字→按审批权限审查签批(附原审批报告或合同或其他文件)→财务人员审核、编制会计凭证→财务人员复核凭证→经办人在会计凭证上签名→到出纳处领取现金或补退款或办理银行转账手续

2、办理报销业务,须将原始凭证整齐有序分类地贴在"票据粘贴单"上,原始凭证的内容,包括日期、接受凭证单位名称(湖南铁路科技职业技术学院)、经济业务的具体内容、金额大小写、所购实物的单位和数量、填制单位财务专用章或发票专用章、收款人签章等都要填写完整。所有需要填写或签字的票据和凭证,一律用钢笔或签字笔填写,字迹清楚,内容完整,大小写金额相符,金额不能涂改,发票印章清晰。审核时,如果发票累计金额小于报销金额的,由审核人员更改;如果发票累计金额大于报销单金额,退回报销人,重新审批。

3、原始凭证金额的大、小写必须相符,购买实物的原始凭证,须办理验收手续,经验收人、单位负责人、经办人签章,并写明领用单位及用途。

4、从校外单位取得的原始凭证,无税务或财政部门加盖监制章的发票和收据,一律不予报销。凡跨年度的票据原则上不予报销。

5、购买书刊、资料、教材、办公用品等物品的,须附清单,验收人应是保管人员。

6、使用支付单付款的项目,包括教师课酬、加班费、劳务费、困难补助、奖学金等等,支付单要有相关负责人、经办人签名,签收栏应由领款人签名,原则上不予代签领,不得虚报冒领。

7、报销差旅费,需填写差旅费报销单。参加会议的应附上会议通知,凡出外考察学习、科研调查、社会调查,或争取项目资金等,须经本部门负责人签批意见,出差时间超过7天的应经分管院长签批。

8、填写出差报销单,应如实填写姓名、职务、日期、往返地点、事由,报销单应有报销人、批准人签名,并加盖单位公章。

9、严格控制现金支出,一次性开支在1000元以上的物资采购,一般不付现金,只办理汇款,严格遵守现金管理条例。

10、基建、维修、设备安装等支付工程款(含预付进度款),必须凭正式票据,并附工程结算或进度表。必要时附审计报告。

11、单位价值800元以上的设备,使用年限一年以上的,包括单位价值末达标准耐用时间在一年以上的大批同类物品(如图书、家具等),必须附立项报告(大批设备或系统)、合同、固定资产卡片、验收单,购买批量入库物品的,须附材料入库单。属政府采购范围的按政府采购有关规定执行。

12、凡遗失飞机票、车船票,须由当事人提出书面报告说明情况,部门负责人签批意见、加盖本部门公章,并经分管院长批准,可将报告代作原始凭证报销,金额一律按实际票面金额(坐火车的按硬席坐位票价)报销。

13、遗失外单位取得的原始票据(含发票、收据),除按第12条的规定办理外,还应取得原签发单位盖有财务公章的证明,并注明票据的号码、内容和金额。

14、购买物资、设备维修金额在5000元以上的,基建项目(含维修项目、必须附有详细的预算),都必须签订经济合同。在此之前,所有项目必须经学院经济评审小组审定。10000元以上的必须经学院招投标小组进行公开招标。(政府采购项目按相关规定执行)

15、在票据上背书的所有人必须对票据的真实性、合法性负责,部门负责人应注明预算细目。

16、个人借支实行前次不清,后次不借。借款金额在3000元以上的请提前一天告知财务处出纳员。职工出差借支,返回后应立即报销;货款预支,经手人应敦促往来单位开具发票会同相关部门办理手续。

17、财务处报账时间:每周三、五下午为处务活动时间,不办理报账业务,每月最后一天号至次月3号(节假日顺延)为财务结账时间,在此期间不受理报账业务,其他时间均可以办理报账业务。